Απλήρωτο τιμολόγιο: Τι κάνεις και τι ισχύει φορολογικά

30 Σεπ Απλήρωτο τιμολόγιο: Τι κάνεις και τι ισχύει φορολογικά

Ένα απλήρωτο τιμολόγιο δημιουργεί ένα συνηθισμένο αλλά σημαντικό πρόβλημα για κάθε επιχείρηση. Η επιχείρηση έχει πουλήσει προϊόντα ή έχει παράσχει υπηρεσίες και έχει εκδώσει το σχετικό παραστατικό, αλλά ο πελάτης δεν πληρώνει την οφειλή του.

Ωστόσο, η καθυστέρηση της πληρωμής δεν δίνει στην επιχείρηση το δικαίωμα να ακυρώσει απλώς το τιμολόγιο ή να διαγράψει την απαίτηση. Αντίθετα, πρέπει να εξετάσει χωριστά τη φορολογική, λογιστική και εμπορική αντιμετώπιση της οφειλής. Παράλληλα, όταν η απαίτηση παραμένει ανείσπρακτη για μεγάλο χρονικό διάστημα, η επιχείρηση μπορεί, υπό συγκεκριμένες προϋποθέσεις, να τη χειριστεί φορολογικά ως επισφαλή απαίτηση.

Τι σημαίνει απλήρωτο τιμολόγιο;

Ένα τιμολόγιο παραμένει απλήρωτο όταν λήξει η συμφωνημένη προθεσμία πληρωμής και ο πελάτης δεν εξοφλήσει την οφειλή του. Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να πουλήσει εμπορεύματα με πίστωση 60 ημερών. Αν ο πελάτης δεν πληρώσει μέσα στην προθεσμία, η επιχείρηση εξακολουθεί να διατηρεί απαίτηση απέναντί του. Επομένως, η μη είσπραξη δεν αναιρεί από μόνη της την αρχική συναλλαγή. Το γεγονός αυτό επηρεάζει άμεσα και τη φορολογική αντιμετώπιση του τιμολογίου.

Απλήρωτο τιμολόγιο και ΦΠΑ: Πρέπει να πληρωθεί ο φόρος;

Κατά κανόνα, η επιχείρηση δεν περιμένει να εισπράξει τον πελάτη για να χειριστεί φορολογικά το τιμολόγιο. Όταν η συναλλαγή δημιουργεί υποχρέωση ΦΠΑ, η απλή καθυστέρηση ή αδυναμία πληρωμής του πελάτη δεν απαλλάσσει αυτομάτως την επιχείρηση από την υποχρέωση απόδοσης του φόρου.

Έτσι, μπορεί να προκύψει ένα πραγματικό πρόβλημα ρευστότητας. Η επιχείρηση καλείται να αποδώσει ΦΠΑ για μια συναλλαγή, παρότι δεν έχει εισπράξει ακόμη τα χρήματα από τον πελάτη. Επιπλέον, η απλή μη πληρωμή δεν αποτελεί από μόνη της λόγο έκδοσης πιστωτικού τιμολογίου. Για να εκδώσει πιστωτικό, η επιχείρηση χρειάζεται πραγματικό λόγο που μεταβάλλει την αρχική συναλλαγή, όπως έκπτωση, επιστροφή ή άλλη νόμιμη αιτία.

Μπορεί η επιχείρηση να πάρει πίσω τον ΦΠΑ;

Δεν οδηγεί κάθε ανείσπρακτη απαίτηση αυτόματα σε μείωση του ΦΠΑ. Η φορολογική νομοθεσία προβλέπει ειδικές περιπτώσεις στις οποίες η επιχείρηση μπορεί να μειώσει τη φορολογητέα αξία όταν μια απαίτηση καταστεί οριστικά ανεπίδεκτη είσπραξης. Ωστόσο, για να εφαρμόσει αυτή τη διαδικασία, πρέπει να πληροί συγκεκριμένες προϋποθέσεις.

Συνεπώς, η φράση «ο πελάτης δεν με πλήρωσε» δεν αρκεί από μόνη της για να διορθώσει η επιχείρηση τον ΦΠΑ. Πριν προχωρήσει σε οποιαδήποτε μεταβολή στη δήλωση ΦΠΑ ή σε άλλη σχετική ενέργεια, πρέπει να εξετάσει τα πραγματικά δεδομένα της υπόθεσης και τη διαδικασία που προβλέπει το ισχύον πλαίσιο.

Πότε ένα απλήρωτο τιμολόγιο γίνεται επισφαλής απαίτηση;

Ο Κώδικας Φορολογίας Εισοδήματος προβλέπει ειδικούς κανόνες για τις επισφαλείς απαιτήσεις. Αναλυτικές οδηγίες για τη φορολογική μεταχείριση των επισφαλών απαιτήσεων παρέχει και η Ε.2205/2020 της ΑΑΔΕ, η οποία αφορά την εφαρμογή του άρθρου 26 του ΚΦΕ.

Ωστόσο, μια απλή καθυστέρηση λίγων ημερών ή μηνών δεν αρκεί. Για:

• να σχηματίσει η επιχείρηση φορολογικά αναγνωρίσιμη πρόβλεψη, πρέπει να εξετάσει το ποσό της απαίτησης, τον χρόνο καθυστέρησης και τις ενέργειες που έχει κάνει για να διασφαλίσει το δικαίωμα είσπραξης.
• ληξιπρόθεσμες απαιτήσεις μέχρι 1.000 ευρώ που παραμένουν ανείσπρακτες για διάστημα μεγαλύτερο των 12 μηνών, η επιχείρηση μπορεί να σχηματίσει πρόβλεψη 100%, εφόσον έχει κάνει τις κατάλληλες ενέργειες για τη διασφάλιση του δικαιώματος είσπραξης.

Για απαιτήσεις άνω των 1.000 ευρώ, τα ποσοστά πρόβλεψης συνδέονται με τον χρόνο υπερημερίας πάνω από:

• 12 μήνες: 50%,
• 18 μήνες: 75%,
• 24 μήνες: 100%.

Η ΑΑΔΕ συγκεντρώνει επίσης τις βασικές προϋποθέσεις και τα ποσοστά προβλέψεων στο Εγχειρίδιο Ερωτήσεων–Απαντήσεων Φορολογίας 2026.  Σε κάθε περίπτωση, η επιχείρηση πρέπει να ελέγχει και τις υπόλοιπες προϋποθέσεις που θέτει η φορολογική νομοθεσία.

Ποιες ενέργειες πρέπει να κάνει η επιχείρηση;

Η επιχείρηση δεν πρέπει να αφήνει μια ληξιπρόθεσμη απαίτηση χωρίς τεκμηριωμένες ενέργειες. Ανάλογα με το ποσό, τη σχέση με τον πελάτη και τις πιθανότητες είσπραξης, μπορεί να επιλέξει μία ή περισσότερες ενέργειες να:

• στείλει γραπτή όχληση για εξόφληση,
• συμφωνήσει εγγράφως συγκεκριμένο διακανονισμό,
• στείλει εξώδικη όχληση,
• ασκήσει ένδικο βοήθημα,
• ξεκινήσει διαδικασία αναγκαστικής εκτέλεσης, όταν αυτό απαιτείται,
• συγκεντρώσει στοιχεία που αποδεικνύουν την οικονομική κατάσταση ή την αφερεγγυότητα του οφειλέτη.

Δεν χρειάζεται η ίδια ενέργεια σε κάθε υπόθεση. Τα πραγματικά περιστατικά και το ύψος της απαίτησης καθορίζουν τις ενέργειες που πρέπει να κάνει η επιχείρηση. Γι’ αυτό, η επιχείρηση πρέπει να εξετάζει κάθε σημαντική οφειλή ξεχωριστά. Παράλληλα, χρειάζεται να διατηρεί όλα τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία.

Πότε μπορεί η επιχείρηση να διαγράψει οριστικά ένα απλήρωτο τιμολόγιο;

Η πρόβλεψη για επισφαλή απαίτηση δεν ταυτίζεται με την οριστική διαγραφή της. Για να διαγράψει μια απαίτηση για φορολογικούς σκοπούς, η επιχείρηση πρέπει, κατά τον γενικό κανόνα, να πληροί σωρευτικά συγκεκριμένες προϋποθέσεις.

Ειδικότερα:

1. Πρέπει να έχει καταχωρίσει προηγουμένως ως έσοδο το ποσό που αντιστοιχεί στην οφειλή.
2. Στη συνέχεια, πρέπει να διαγράψει την απαίτηση από τα βιβλία της.
3. Τέλος, πρέπει να έχει κάνει τις απαραίτητες ενέργειες για την είσπραξη της απαίτησης, σύμφωνα με το ισχύον πλαίσιο.

Στην πράξη, λοιπόν, η επιχείρηση δεν μπορεί απλώς να αποφασίσει στο τέλος της χρήσης ότι «ο πελάτης μάλλον δεν θα πληρώσει» και να αφαιρέσει αυτομάτως το ποσό από τα φορολογητέα αποτελέσματά της. Αντίθετα, πρέπει να διαθέτει επαρκή τεκμηρίωση για τον χειρισμό που επιλέγει.

Τι ισχύει για απλήρωτο τιμολόγιο και απαιτήσεις έως 300 ευρώ;

Για απαιτήσεις μικρής αξίας ισχύει ειδικότερος κανόνας. Υπό τις νόμιμες προϋποθέσεις, η επιχείρηση μπορεί να διαγράψει απευθείας απαιτήσεις των οποίων το συνολικό ύψος, μαζί με τον ΦΠΑ, δεν υπερβαίνει τα 300 ευρώ ανά αντισυμβαλλόμενο, χωρίς να σχηματίσει προηγουμένως πρόβλεψη επισφαλούς απαίτησης.

Για να εφαρμόσει τον συγκεκριμένο κανόνα, πρέπει να έχει καταχωρίσει προηγουμένως τα σχετικά ποσά ως έσοδο και να διαγράψει τις απαιτήσεις από τα βιβλία της. Επιπλέον, όπου αυτό είναι δυνατό, πρέπει να ενημερώσει αποδεδειγμένα τον οφειλέτη για τη διαγραφή. Παράλληλα, ισχύει ετήσιος περιορισμός. Το συνολικό ύψος των απαιτήσεων μικρής αξίας που διαγράφει η επιχείρηση με αυτή τη διαδικασία δεν μπορεί να υπερβαίνει το 5% του συνόλου των απαιτήσεων στο τέλος της χρήσης. Ιδιαίτερη προσοχή χρειάζεται και στον τρόπο εφαρμογής του ορίου των 300 ευρώ. Η επιχείρηση εξετάζει το όριο ανά οφειλέτη και όχι ανά τιμολόγιο.

Πώς επηρεάζει η πτώχευση του πελάτη την απαίτηση;

Αν ο οφειλέτης πτωχεύσει ή ακολουθήσει διαδικασία εξυγίανσης, η επιχείρηση πρέπει να εξετάσει διαφορετικά την απαίτηση. Σε αυτές τις περιπτώσεις, η επιχείρηση μπορεί να διαθέτει στοιχεία που δείχνουν ότι δεν θα εισπράξει μέρος ή το σύνολο της απαίτησης.

Για παράδειγμα, μια επικυρωμένη συμφωνία εξυγίανσης μπορεί να προβλέπει μείωση των απαιτήσεων των πιστωτών. Αντίστοιχα, μετά την πτωχευτική διαδικασία μπορεί να απομένει μέρος της απαίτησης που δεν κάλυψε η πτωχευτική περιουσία. Η φορολογική αντιμετώπιση εξαρτάται από τα πραγματικά δεδομένα και το στάδιο της διαδικασίας. Γι’ αυτό, σε τέτοιες περιπτώσεις η επιχείρηση πρέπει να εξετάσει ξεχωριστά τα διαθέσιμα στοιχεία πριν προχωρήσει στη διαγραφή της απαίτησης.

Τι κάνει η επιχείρηση στο myDATA όταν ο πελάτης δεν πληρώνει;

Η μεταγενέστερη μη πληρωμή του πελάτη δεν αναιρεί από μόνη της την αρχική συναλλαγή. Επομένως, η επιχείρηση δεν πρέπει να ακυρώσει ή να μεταβάλει αυθαίρετα το παραστατικό στο myDATA μόνο επειδή ο πελάτης δεν το εξόφλησε.

Η έκδοση του τιμολογίου αποτελεί διαφορετικό γεγονός από τη μεταγενέστερη εξέλιξη της απαίτησης. Αν αργότερα συντρέξουν οι προϋποθέσεις για λογιστική πρόβλεψη, διαγραφή απαίτησης ή ειδική προσαρμογή του ΦΠΑ, η επιχείρηση πρέπει να εφαρμόσει τη λογιστική και φορολογική διαδικασία που αντιστοιχεί στη συγκεκριμένη περίπτωση.

Παράδειγμα με απλήρωτο τιμολόγιο

Μια επιχείρηση παρέχει υπηρεσίες σε έναν πελάτη και εκδίδει το αντίστοιχο τιμολόγιο. Ο πελάτης λαμβάνει την υπηρεσία, αλλά δεν πληρώνει το ποσό μέσα στη συμφωνημένη προθεσμία. Σε αυτή την περίπτωση, η επιχείρηση δεν πρέπει να ακυρώσει το τιμολόγιο επειδή δεν εισέπραξε τα χρήματα.

Αρχικά, η επιχείρηση παρακολουθεί την οφειλή του πελάτη μέχρι την εξόφλησή της. Ταυτόχρονα, επικοινωνεί μαζί του και επιδιώκει την είσπραξη με τρόπο που μπορεί να αποδείξει. Αν η οφειλή παραμείνει ληξιπρόθεσμη, εξετάζει αν πληροί τις προϋποθέσεις για σχηματισμό πρόβλεψης επισφαλούς απαίτησης. Τέλος, αν τα πραγματικά στοιχεία δείξουν ότι δεν μπορεί να εισπράξει την απαίτηση, εξετάζει χωριστά τις προϋποθέσεις για την οριστική φορολογική διαγραφή και τη δυνατότητα εφαρμογής των ειδικών διατάξεων για τον ΦΠΑ.

Τι πρέπει να κάνει η επιχείρηση όταν έχει απλήρωτο τιμολόγιο;

Μόλις λήξει η προθεσμία πληρωμής μιας απαίτησης, η επιχείρηση πρέπει να ξεκινήσει συστηματικά την παρακολούθησή της.

Στην πράξη, είναι χρήσιμο να:

1. ελέγξει την ημερομηνία λήξης και τους συμφωνημένους όρους πληρωμής,
2. επικοινωνήσει γραπτώς με τον πελάτη,
3. διατηρήσει αποδεικτικά των ενεργειών είσπραξης,
4. αξιολογήσει εγκαίρως αν χρειάζεται νομική ενέργεια,
5. εξετάσει με τον λογιστή τη δυνατότητα σχηματισμού πρόβλεψης,
6. αποφύγει την αυθαίρετη ακύρωση του τιμολογίου ή διόρθωση του ΦΠΑ.

Με αυτόν τον τρόπο, η επιχείρηση προστατεύει καλύτερα τόσο τη δυνατότητα είσπραξης όσο και τη φορολογική τεκμηρίωση της απαίτησης.

Τι πρέπει να προσέξει η επιχείρηση

Η καθυστέρηση ή η άρνηση πληρωμής από τον πελάτη δεν διαγράφει ένα απλήρωτο τιμολόγιο από τα βιβλία της επιχείρησης. Αρχικά, η επιχείρηση πρέπει να επιδιώξει την είσπραξη και να κρατήσει τα σχετικά αποδεικτικά στοιχεία. Στη συνέχεια, εφόσον πληροί τις νόμιμες προϋποθέσεις, μπορεί να εξετάσει τον σχηματισμό πρόβλεψης επισφαλούς απαίτησης ή την οριστική διαγραφή της.

Ταυτόχρονα, χρειάζεται να αντιμετωπίσει χωριστά το ζήτημα του ΦΠΑ, καθώς η μη είσπραξη δεν δημιουργεί αυτομάτως δικαίωμα μείωσης του φόρου. Γι’ αυτό, πριν προχωρήσει σε διαγραφή απαίτησης ή φορολογική διόρθωση, πρέπει να ελέγξει τα πραγματικά περιστατικά και τις ενέργειες που έχει ήδη κάνει.

Η ZERORISK μπορεί να εξετάσει τη φορολογική και λογιστική αντιμετώπιση μιας ανείσπρακτης απαίτησης και να σε βοηθήσει να οργανώσεις σωστά τα επόμενα βήματα.

Το άρθρο παρέχει γενική ενημέρωση σύμφωνα με το φορολογικό πλαίσιο που ισχύει τον Σεπτέμβριο 2026.  Τα πραγματικά περιστατικά, το ύψος της οφειλής και οι ενέργειες της επιχείρησης καθορίζουν τον φορολογικό χειρισμό κάθε απαίτησης.