Καταστροφή αρχείου επιχείρησης: Τι ισχύει το 2026

28 Σεπ Καταστροφή αρχείου επιχείρησης: Τι ισχύει το 2026

Η καταστροφή αρχείου επιχείρησης χρειάζεται προσοχή. Μια επιχείρηση δεν πρέπει να πετά παλιά τιμολόγια, βιβλία και άλλα λογιστικά στοιχεία μόνο επειδή πέρασαν πέντε χρόνια. Αντίθετα, πριν προχωρήσει σε εκκαθάριση, πρέπει να εξετάσει τη φορολογική χρήση, τον χρόνο παραγραφής και τυχόν εκκρεμότητες. Παράλληλα, πρέπει να ξεχωρίσει τα απλά λογιστικά παραστατικά από συμβάσεις, εταιρικά έγγραφα, στοιχεία παγίων και άλλα αρχεία με μεγαλύτερη αποδεικτική αξία. Επομένως, στο ερώτημα «πότε μπορώ να πετάξω το παλιό αρχείο της επιχείρησης;» δεν υπάρχει μία απάντηση που να καλύπτει κάθε περίπτωση.

Καταστροφή αρχείου επιχείρησης: ποιος είναι ο βασικός κανόνας;

Τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα θέτουν ως βασικό κανόνα την πενταετή διαφύλαξη των λογιστικών αρχείων από τη λήξη της περιόδου που αφορούν. Ωστόσο, αν άλλη νομοθεσία απαιτεί μεγαλύτερο χρονικό διάστημα, η επιχείρηση ακολουθεί τον μεγαλύτερο χρόνο. Επιπλέον, η ΑΑΔΕ αναφέρει στον οδηγό της για την τήρηση λογιστικών αρχείων ότι οι επιχειρήσεις οφείλουν να διατηρούν το σύνολο των βιβλίων και στοιχείων για πέντε χρόνια ή για μεγαλύτερο χρόνο, όταν άλλη διάταξη το απαιτεί. Έτσι, η γνωστή «πενταετία» αποτελεί την αφετηρία του ελέγχου και όχι αυτόματη ημερομηνία καταστροφής.

Τι προβλέπει σήμερα ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας;

Ο Κώδικας Φορολογικής Διαδικασίας ρυθμίζει ειδικότερα τον χρόνο διαφύλαξης.

Σύμφωνα με το άρθρο 13, η επιχείρηση πρέπει να διατηρεί τα λογιστικά αρχεία, τους φορολογικούς ηλεκτρονικούς μηχανισμούς, τις φορολογικές μνήμες και τα αρχεία που δημιουργούν οι ΦΗΜ τουλάχιστον για πέντε χρόνια. Ο νόμος μετρά αυτή την περίοδο από τη λήξη του αντίστοιχου φορολογικού έτους μέσα στο οποίο υπάρχει η υποχρέωση υποβολής της σχετικής δήλωσης.

Ωστόσο, ο ίδιος κανόνας δεν σταματά εκεί. Η επιχείρηση πρέπει να συνεχίσει τη διαφύλαξη όταν ενεργοποιούνται οι ειδικές περιπτώσεις του άρθρου 37 για την παραγραφή.

Πενταετία ή δεκαετία για τα λογιστικά αρχεία;

Ο γενικός κανόνας παραγραφής παραμένει η πενταετία. Παρόλα αυτά, το άρθρο 37 προβλέπει συγκεκριμένες περιπτώσεις στις οποίες η Φορολογική Διοίκηση μπορεί να κινηθεί μετά την κανονική πενταετία. Μάλιστα, σε ορισμένες εξαιρετικές περιπτώσεις το χρονικό διάστημα μπορεί να φτάσει τα δέκα χρόνια.

Για παράδειγμα, δεκαετής περίοδος μπορεί να προκύψει όταν ο φορολογούμενος δεν έχει υποβάλει δήλωση μέσα στην κανονική περίοδο ή όταν μετά την πενταετία εμφανιστούν νέα στοιχεία που η Φορολογική Διοίκηση δεν μπορούσε να γνωρίζει νωρίτερα. Επομένως, δεν είναι ακριβές να λέμε ούτε ότι «όλα καταστρέφονται στα πέντε χρόνια» ούτε ότι «όλα κρατιούνται υποχρεωτικά δέκα χρόνια». Η επιχείρηση πρέπει να εξετάζει τα πραγματικά δεδομένα κάθε χρήσης.

Πότε μπορεί να γίνει καταστροφή αρχείου επιχείρησης;

Πριν από οποιαδήποτε καταστροφή αρχείου επιχείρησης, πρέπει να εξετάσεις πρώτα αν έχει ολοκληρωθεί ο απαιτούμενος χρόνος διαφύλαξης.

Για τις παλαιότερες φορολογικές χρήσεις, στις οποίες ισχύει η συνήθης πενταετής περίοδος και δεν υπάρχει κάποιος λόγος παράτασης, ο πρακτικός υπολογισμός γίνεται ως εξής:

Ο πίνακας δείχνει τον συνήθη πενταετή υπολογισμό. Δεν αποτελεί από μόνος του άδεια καταστροφής.

Για παράδειγμα, μέσα στο 2026 μπορείς να εξετάσεις το αρχείο της χρήσης 2019. Πριν το καταστρέψεις, όμως, πρέπει να επιβεβαιώσεις ότι δεν υπάρχει περίπτωση παράτασης, ανοιχτός φορολογικός έλεγχος ή άλλος λόγος που απαιτεί να το διατηρήσεις. Αντίστοιχα, με τον συνήθη υπολογισμό, η πενταετής περίοδος για τη χρήση 2020 ολοκληρώνεται στις 31 Δεκεμβρίου 2026. Συνεπώς, μην εφαρμόζεις τον πίνακα μηχανικά. Κάνε πρώτα έλεγχο της συγκεκριμένης χρήσης.

Πότε δεν πρέπει να κάνεις καταστροφή αρχείου επιχείρησης;

Ακόμη και αν έχει περάσει η συνήθης περίοδος, ορισμένες περιπτώσεις απαιτούν μεγαλύτερη διατήρηση.

Ειδικότερα, πριν προχωρήσεις σε καταστροφή έλεγξε αν:

• υπάρχει φορολογικός έλεγχος σε εξέλιξη,
• έχεις υποβάλει αρχική ή τροποποιητική δήλωση που επηρεάζει την παραγραφή,
• έχουν προκύψει νέα στοιχεία ή πληροφορίες για τη συγκεκριμένη χρήση,
• η Φορολογική Διοίκηση έχει ζητήσει στοιχεία από το εξωτερικό,
• υπάρχει ενδικοφανής προσφυγή ή δικαστική διαφορά,
• υπάρχει φορολογική απαίτηση που δεν έχει κλείσει οριστικά,
• άλλο νομοθετικό πλαίσιο απαιτεί μεγαλύτερη περίοδο διατήρησης.

Επομένως, ο χρόνος που πέρασε από μόνος του δεν αρκεί.

Δεν ακολουθούν όλα τα έγγραφα τον ίδιο χρόνο διατήρησης

Η επιχείρηση δεν πρέπει να αντιμετωπίζει κάθε χαρτί με τον ίδιο τρόπο.

Για παράδειγμα, άλλο χαρακτήρα έχουν τα απλά παραστατικά μιας παλιάς χρήσης και άλλο οι τίτλοι ακινήτων ή μια ενεργή σύμβαση. Γι’ αυτό χρειάζεται ξεχωριστός έλεγχος για:

• καταστατικά και τροποποιήσεις εταιρειών,
• πρακτικά εταιρικών οργάνων,
• τίτλους ακινήτων,
• συμβάσεις που εξακολουθούν να παράγουν αποτελέσματα,
• δανειακές συμβάσεις,
• παραστατικά και στοιχεία κτήσης σημαντικών παγίων,
• φακέλους επιδοτήσεων και επενδυτικών προγραμμάτων,
• δικαστικούς φακέλους,
• εργατικά και ασφαλιστικά στοιχεία,
• τελωνειακά έγγραφα.

Για παράδειγμα, μια επιχείρηση μπορεί να χρειαστεί το παραστατικό αγοράς ενός ακινήτου ή ενός σημαντικού παγίου πολύ μετά τη λήξη της συνηθισμένης φορολογικής περιόδου. Συνεπώς, μην βάζεις τέτοια έγγραφα στην ίδια διαδικασία μαζικής καταστροφής με τα συνηθισμένα παραστατικά.

Μπορεί η επιχείρηση να κρατά το αρχείο ηλεκτρονικά;

Ναι.

Τα Ελληνικά Λογιστικά Πρότυπα επιτρέπουν στην επιχείρηση να διατηρεί τα λογιστικά της αρχεία σε έντυπη ή ηλεκτρονική μορφή. Ωστόσο, η επιχείρηση πρέπει να χρησιμοποιεί σύστημα που της επιτρέπει να αναζητά, να εμφανίζει και να αναπαράγει τα αρχεία όταν τα ζητήσει ένας έλεγχος. Έτσι, η σωστή ψηφιακή αρχειοθέτηση μπορεί να μειώσει σημαντικά τον όγκο των φακέλων και των έντυπων παραστατικών. Παρόλα αυτά, πριν καταστρέψεις το πρωτότυπο μιας σύμβασης, ενός τίτλου ή άλλου εγγράφου με αυτοτελή νομική αξία, εξέτασε αν πρέπει να κρατήσεις το πρωτότυπο.

Καταστροφή αρχείου επιχείρησης και myDATA

Το myDATA δεν καταργεί την υποχρέωση διαφύλαξης του λογιστικού αρχείου. Η επιχείρηση διαβιβάζει στην πλατφόρμα δεδομένα των συναλλαγών της. Ωστόσο, αυτή η διαβίβαση δεν σημαίνει ότι μπορεί να καταστρέψει τα παραστατικά και τα λοιπά δικαιολογητικά πριν συμπληρώσει τον νόμιμο χρόνο. Μάλιστα, η ισχύουσα νομοθεσία εξακολουθεί να επιβάλλει αυτοτελή υποχρέωση διαφύλαξης των λογιστικών αρχείων. Επομένως, το επιχείρημα «υπάρχει στο myDATA, άρα μπορώ να το πετάξω» δεν αποτελεί ασφαλή πρακτική.

Τι πρέπει να κάνεις πριν καταστρέψεις το αρχείο;

Η καταστροφή αρχείου επιχείρησης χρειάζεται οργανωμένη διαδικασία.

Πριν ξεκινήσεις, ακολούθησε τα εξής βήματα:

1. Χώρισε το αρχείο ανά φορολογικό έτος.
2. Ξεχώρισε τα απλά λογιστικά στοιχεία από συμβάσεις και άλλα σημαντικά έγγραφα.
3. Έλεγξε τον χρόνο παραγραφής κάθε χρήσης.
4. Έλεγξε αν υπάρχει φορολογικός έλεγχος ή άλλη εκκρεμότητα.
5. Βεβαιώσου ότι δεν ισχύει μεγαλύτερος χρόνος διατήρησης από άλλη νομοθεσία.
6. Φρόντισε να έχεις οργανώσει σωστά το ηλεκτρονικό αρχείο που πρέπει να παραμείνει.
7. Κατάστρεψε με ασφαλή τρόπο τα έγγραφα που περιέχουν προσωπικά ή οικονομικά δεδομένα.

Παράλληλα, είναι χρήσιμο να κρατήσεις ένα εσωτερικό αρχείο της διαδικασίας.

Για παράδειγμα, μπορείς να συντάξεις ένα πρακτικό καταστροφής στο οποίο θα αναφέρεις την ημερομηνία, τις χρήσεις, το είδος των εγγράφων και τον τρόπο με τον οποίο τα κατέστρεψες. Έτσι, η επιχείρηση διατηρεί σαφή εικόνα των ενεργειών της.

Συχνές ερωτήσεις για την καταστροφή αρχείου επιχείρησης

Μπορώ το 2026 να πετάξω τα παραστατικά του 2019;

Η συνήθης πενταετής περίοδος για τη χρήση 2019 έχει ολοκληρωθεί. Ωστόσο, πριν καταστρέψεις το αρχείο, πρέπει να ελέγξεις αν υπάρχει ειδική περίπτωση παράτασης, φορολογικός έλεγχος ή άλλη εκκρεμότητα.

Μπορώ να πετάξω μέσα στο 2026 το αρχείο του 2020;

Με τον συνήθη πενταετή υπολογισμό, η σχετική περίοδος ολοκληρώνεται στις 31/12/2026. Επομένως, δεν θα προχωρούσα σε καταστροφή μέσα στο 2026 πριν ολοκληρωθεί η περίοδος και προηγηθεί ο σχετικός έλεγχος.

Αν η επιχείρηση έχει κάνει διακοπή, μπορώ να καταστρέψω το αρχείο;

Όχι αυτομάτως. Η διακοπή εργασιών δεν εξαφανίζει τις υποχρεώσεις που αφορούν τις προηγούμενες φορολογικές χρήσεις. Συνεπώς, η επιχείρηση πρέπει να συνεχίσει να διατηρεί τα αρχεία για όσο χρόνο απαιτεί η νομοθεσία.

Αν έχω σκανάρει τα τιμολόγια, μπορώ να πετάξω τα χαρτιά;

Η επιχείρηση μπορεί να τηρεί λογιστικά αρχεία ηλεκτρονικά, εφόσον εξασφαλίζει την αναζήτηση και την αναπαραγωγή τους. Ωστόσο, πρέπει να εξετάσεις χωριστά τα έγγραφα με ιδιαίτερη νομική ή αποδεικτική αξία.

Αρκεί το myDATA;

Όχι. Το myDATA δεν υποκαθιστά το σύνολο του λογιστικού αρχείου. Επομένως, η διαβίβαση ενός παραστατικού στην πλατφόρμα δεν αποτελεί από μόνη της λόγο καταστροφής του.

Τι πρέπει να θυμάσαι

Η καταστροφή αρχείου επιχείρησης δεν αποτελεί μια απλή διαδικασία εκκαθάρισης παλιών φακέλων.

Η πενταετία λειτουργεί ως βασικός κανόνας. Ωστόσο, οι διατάξεις για την παραγραφή μπορούν να επιμηκύνουν τον απαιτούμενο χρόνο σε συγκεκριμένες περιπτώσεις. Επιπλέον, ορισμένα έγγραφα χρειάζονται μεγαλύτερη διατήρηση λόγω της φύσης τους ή άλλων νομικών υποχρεώσεων. Γι’ αυτό, πριν καταστρέψεις βιβλία, παραστατικά ή άλλα στοιχεία, έλεγξε τη συγκεκριμένη χρήση και το συγκεκριμένο είδος αρχείου.

Χρειάζεσαι έλεγχο πριν καταστρέψεις το αρχείο της επιχείρησής σου;

Η ZERORISK μπορεί να ελέγξει τις φορολογικές χρήσεις και τις εκκρεμότητες της επιχείρησής σου, ώστε να γνωρίζεις ποια στοιχεία πρέπει να κρατήσεις και ποια μπορείς να εξετάσεις για καταστροφή. Παράλληλα, η σωστή οργάνωση του λογιστικού αρχείου μειώνει τον κίνδυνο απώλειας κρίσιμων δικαιολογητικών και διευκολύνει την επιχείρηση σε έναν μελλοντικό φορολογικό έλεγχο.